Gestão de Documentos: O que é e Como Fazer na Sua Empresa?
Você compreende o que é gestão de documentos ou qual é a importância desse recurso para o seu negócio? Se a resposta for não, acompanhe este guia que elaboramos.
Pois aqui, separamos diversas informações sobre esse conjunto de processos, assim como a maneira de desenvolvê-lá, suas vantagens e perguntas mais frequentes.
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O que é Gestão de Documentos?
A gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da instituição, como contratos, escrituras, guias de impostos, folhas de pagamento etc.
Ela pode ser realizada de maneira física ou digital, de acordo com a natureza dos arquivos e recursos disponíveis.
Afinal, é comum que com o passar dos anos, o volume de documentos produzidos aumente exponencialmente, o que gera problemas de falta de espaço, lentidão e até perda de informações importantes.
Além disso, a Gestão de Documentos também é fundamental para garantir a conformidade com as normas e leis que regem a proteção de dados e informações.
As empresas devem estar em conformidade com as leis e regulamentações para evitar sanções e multas, bem como garantir a confiança dos clientes, fornecedores e outras partes interessadas.
Qual a Importância da Gestão de Documentos Para as Empresas?
Como você já deve saber, as organizações têm que lidar diariamente com papéis importantes que asseguram as atividades empresariais, já que cada arquivo assume uma função estratégica.
Devido a isso, ele deve ser conservado de maneira adequada, sendo essencial dispor de uma gestão de documentos, que trará diversos benefícios para a instituição, como:
Agilidade em Processos
Uma gestão de documentos bem feita, consiste em armazenar os arquivos da instituição de acordo com sua natureza e necessidade. Sendo que, os sigilosos estarão em locais seguros (criptografados ou cofres).
Desta maneira, evitando riscos e roubo de dados. Em contrapartida, aqueles utilizados no dia a dia, ficam em locais de fácil acesso, para simplificar sua busca e dar mais agilidade às atividades.
Redução de Custos
Quando os processos são mais eficientes, a organização reduz gastos, já que os empregados conseguem produzir mais em menos tempo. Afinal, a falta de planejamento e organização gera custos extras, como erros operacionais.
Além da necessidade de retrabalho, que tendem a minar o orçamento, não apenas em uma área específica, mas em todos os setores.
Com uma boa gestão de documentos, o investimento se reduz, graças a práticas como a impressão de cópias na quantidade certa e o armazenamento otimizado, investindo alto em sistemas tecnológicos.
Redução na Burocracia
A redução na burocracia, ocorre devido a organização maior de arquivos, que é disponibilizada pela gestão de documentos, que poderão ser mais facilmente acessados pelos empregados do negócio.
Segurança Jurídica
Os arquivos servem como uma garantia de que a organização age dentro da lei, o que a protege de eventuais ações trabalhistas, como no caso da folha de ponto (horas extras) e as folhas de pagamento.
O mesmo em relação a guias de recolhimento de impostos e comprovantes de pagamentos, que mostram o quão importante é a gestão de documentos, para sua manutenção correta, em caso de necessidade.
Lembre-se de validar cada um deles oficialmente, através de assinaturas e carimbos. Em versões digitais, por exemplo, opte por assinatura eletrônica, para dar autenticidade ao arquivo.
Manutenção de Históricos
É indispensável ter acesso a números, dados e outras informações correspondentes aos anos anteriores que estejam devidamente armazenados e em fácil acesso.
Sobretudo, em casa do planejamento estratégico, análise de resultados e do desempenho das etapas administrativas.
Benefícios da gestão de documentos para a produtividade da empresa
A gestão de documentos é uma prática fundamental para a produtividade de uma empresa, pois permite que informações essenciais estejam sempre disponíveis de forma rápida e organizada.
Um dos principais benefícios da gestão de documentos é a melhoria na tomada de decisões. Com documentos bem organizados e de fácil acesso, os gestores podem ter uma visão ampla e precisa sobre a empresa.
Outro benefício da gestão de documentos é a redução de custos. Com as informações organizadas, a empresa pode eliminar retrabalhos e evitar a duplicidade de documentos, o que resulta em um uso mais racional do tempo.
Além disso, a gestão de documentos permite que a empresa identifique documentos desnecessários e os descarte, reduzindo o espaço físico ocupado por arquivos.
Por fim, a gestão de documentos também contribui para a melhoria da comunicação interna da empresa. Com informações atualizadas e acessíveis a todos, assim poderão trabalhar de forma mais integrada e eficiente.
Tipos de documentos que devem ser gerenciados em uma empresa
Um dos principais tipos de documentos que devem ser gerenciados em uma empresa são os documentos contábeis e financeiros, como balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e comprovantes de pagamentos.
Esses documentos são essenciais para manter a transparência nas operações financeiras e garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações fiscais.
Outro tipo de documento importante é o de recursos humanos, como contratos de trabalho, registros de ponto e avaliações de desempenho. A gestão eficiente garante a conformidade com as leis trabalhistas.
Os documentos relacionados à propriedade intelectual, como patentes, marcas registradas e direitos autorais, também devem ser gerenciados com cuidado para proteger os interesses da empresa e evitar litígios legais.
Além desses, outros documentos importantes que devem ser gerenciados incluem contratos de fornecedores, licenças e autorizações, registros de propriedade, documentos de marketing e comunicação, entre outros.
Como envolver colaboradores na gestão de documentos
Para envolver os colaboradores na gestão de documentos, é importante promover uma cultura de conscientização e educação sobre a importância da gestão documental e seus impactos nas atividades diárias da empresa.
Outra forma de envolver os colaboradores é incentivar a participação ativa deles na gestão de documentos. Isso pode ser feito por meio da criação de comitês ou grupos de trabalho para discutir e propor melhorias na gestão.
Além disso, é importante estimular os colaboradores a reportarem problemas ou sugestões em relação à gestão de documentos, para que possam ser solucionados rapidamente.
Por fim, é fundamental fornecer as ferramentas e tecnologias adequadas para a gestão de documentos, como softwares de gerenciamento de documentos e sistemas de armazenamento em nuvem.
Dessa forma, os colaboradores terão acesso rápido e fácil aos documentos necessários para realizar suas atividades diárias.
Ferramentas e softwares para gestão de documentos
Uma das principais vantagens de utilizar ferramentas e softwares para gestão de documentos é a possibilidade de acessar e gerenciar documentos em qualquer lugar e a qualquer momento.
Essas ferramentas permitem criar categorias, etiquetas e pastas personalizadas para cada tipo de documento, facilitando a busca e a localização dos arquivos.
Ferramentas e softwares de gestão de documentos são projetados com recursos de segurança avançados para garantir a integridade dos documentos armazenados.
Eles permitem que os usuários controlem o acesso aos documentos, definindo permissões de acesso e criando senhas para proteger informações sensíveis.
Por fim, uma das maiores vantagens das ferramentas e softwares de gestão de documentos é a redução de custos e a otimização dos processos. Com a capacidade de armazenar e acessar documentos de forma eletrônica.
O que as Falhas na Gestão Documental Podem Fazer?
Saiba que a má gestão de documentos pode ser prejudicial para o seu negócio em diversos âmbitos. A seguir, veja alguns deles:
Perda de Documentos
Uma das maiores razões para se investir em uma gestão de documentos eficaz, é a segurança da informação no armazenamento. Porque, um modelo ineficiente causa perdas de dados essenciais.
Desorganização
Devido ao grande volume de papéis armazenados e do manuseio constante por parte de empregados, fica difícil manter a organização de arquivos, que tendem a ser perdidos ou prejudicados.
Aumento de Custos
Quando uma empresa investe em um sistema de armazenamento convencional, precisa gastar em pastas, papéis, manutenção do ambiente e em funcionários (responsáveis pelo gerenciamento).
Além do mais, isso afeta diretamente na produtividade e tempo dos colaboradores. Por consequência, os custos tendem a ser maiores em relação a um modelo eficiente.
Risco de Processos Jurídicos
Os processos jurídicos podem acontecer por diversas razões. Contudo, talvez eles pudessem ser evitados por alguma informação que estava presente em documentos perdidos, furtados ou que sofreram danos durante o manuseio.
Problemas no Fluxo de Trabalho
O fluxo de trabalho e a produtividade dos colaboradores tendem a ser melhores quando a gestão de documentos é bem feita. Uma vez que, eles conseguiram acessar tudo de maneira descomplicada.
Como Fazer uma Boa Gestão de Documentos na Empresa?
Agora que você já entende o que é gestão de documentos e como sua falta pode afetar a sua instituição, confira a melhor maneira para aderir este recurso, e, então, garantir a segurança das suas informações.
Estruture as Divisões
Algumas organizações ainda têm dificuldades em alocar os arquivos, acabando por permitir que eles sejam guardados de forma dispersa, em gavetas, armários e pastas espalhadas por diferentes setores.
Enquanto outras até contam com um arquivo que, no fim, se assemelham a um depósito, com caixas sem nenhuma organização, o que torna o ambiente muito hostil.
Para evitar isso, é essencial separar um setor específico para o arquivamento de documentos, com prateleiras e corredores bem identificados, que irão facilitar o controle de armazenagem.
Lembrando que todos os arquivos precisam estar distribuídos de acordo com a categoria, para que sejam facilmente reconhecidos pelos colaboradores que o manuseiam.
Também é preciso que o local atenda as necessidades por um longo tempo, seja amplo e climatizado para evitar danos físicos. Além disso, é importante que o espaço permita o deslocamento de caixas e arquivos.
Crie Padrões de Nomeações e Formatos
Outro ponto que irá assegurar uma gestão de documentos adequada, é a padronização de nomes e formatos. Uma vez que, fica mais simples encontrar cada dado dessa maneira.
Crie uma Política de Acesso
Saiba que a uniformização de processos é um fator-chave para o sucesso de qualquer tipo de gestão de documentos.
Logo, o estabelecimento de diretrizes objetivas para o uso e o transporte desses arquivos, torna possível uma fluidez e previne riscos, como extravios ou danos.
Dentro desta política, define quais arquivos podem ser acessados por todos e quais são restritos às lideranças. Também veja as maneiras adequadas de solicitação e determine os passos de autorização que devem ser cumpridos.
Esses passos da gestão de documentos, irão ajudar o local, mesmo em caso de rotatividade e seu uso poderá ocasionar em mais segurança no geral.
Faça Digitalizações
Com o avanço tecnológico, apostar na digitalização de arquivos passou a ser uma ótima estratégia, que traz benefícios concretos à instituição.
Um exemplo disso, é a segurança, que ocorre já que a partir das ferramentas adequadas, esses arquivos não podem ser alterados, ficam restritos aos usuários e podem ser armazenados facilmente em vários locais.
Além do mais, eles não demandam um grande espaço físico, são mais fáceis de localizar e contribuem para a preservação do meio ambiente, isso graças à menor utilização do papel e energia (impressoras).
Fora que, a gestão de documentos digitalizados é mais econômica, pois não necessita de gastos gigantescos em materiais de escritório, papelarias e tintas.
Para finalizar, esse processo garante uma maior validade diante da legislação e confiabilidade, em junção com as assinaturas eletrônicas.
Faça Backups Regularmente
Para que a gestão de documentos seja eficaz, é essencial que você realize backup dessas informações regularmente. Afinal, elas são extremamentes importantes. Por isso, evite perdê-las!
Invista em Tecnologia
A forma mais eficaz de organizar arquivos, é através da gestão eletrônica de documentos (GED), já que lhe possibilita a separação por categorias e outros filtros, simplificando a busca e acesso.
Esse recurso uniformiza os processos, tornando-os mais compreensíveis para os empregados. Também faz backups automáticos, minimiza a perda de dados e melhora o fluxo de informações.
Ele traz consigo a opção de armazenamento eletrônico na nuvem, que ao invés de software, é utilizado em uma plataforma online, sendo um espaço praticamente ilimitado e que pode ser visto por qualquer dispositivo.
O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
A gestão eletrônica de documentos, como dito acima, é uma tecnologia que simplifica o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de dados existentes em determinada empresa.
Esse sistema permite aos consumidores acessarem arquivos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web, podendo vê-lo em vários locais do mundo, auxiliando no trabalho de inúmeras pessoas.
Além do mais, empresas de todos os portes e segmentos podem usufruir do GED que avalia as necessidades específicas do consumidor e oferece um sistema modular.
Ou seja, ele é um conjunto de tecnologias que permite a uma instituição gerenciar seus mais diversos dados em formato digital, como papel, planilhas eletrônicas, textos, entre outros.
Quais as Vantagens de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos?
Sem dúvida, a gestão eletrônica de documentos (GED) torna os processos mais simples e ágeis. Mas afinal, quais são os principais benefícios desse sistema? Confira:
Organização
Se a sua instituição dispor do GED, será mais simples organizar cada arquivo em pastas e subpastas, separadas por nome, importância e categoria, por exemplo.
Armazenamento
Com a gestão eletrônica de documentos, você conseguirá armazenar e até compartilhar, diversos dados, quase de maneira ilimitada, em um software de confiança.
Segurança dos Dados
No GED, é possível criar perfis de acesso e definir quais categorias de documentos cada funcionário tem permissão de ver, trazendo mais controle e sigilo para os dados da organização.
Hierarquia de Acessos
Como falado acima, através da gestão eletrônica de documentos, você conseguirá selecionar quais colaboradores consegue ver determinada informação, de acordo com sua hierarquia empresarial.
Redução de Falhas
A junção de todos os benefícios deste tópico, auxiliaram para a redução das falhas. Afinal, agora todos terão à sua disposição as informações necessárias, sem muita burocracia e confusão.
Integração com Outros Sistemas
A partir do GET, as empresas conseguem integrar diversos outros sistemas de planejamento estratégico e operacional, para que a organização de dados e processos seja mais rápida.
Economia no Espaço Físico
Com a gestão eletrônica de documentos, você não precisará utilizar mais pastas com pilhas de arquivos, em uma sala que poderia ser útil para outros fins. Afinal, o meio virtual dispõe de um sistema mais ágil e prático.
Como lidar com a digitalização de documentos físicos
A digitalização de documentos físicos tem se tornado cada vez mais comum em empresas e organizações de todos os tamanhos e setores.
Isso se deve a uma série de fatores, como a necessidade de reduzir o espaço físico ocupado por arquivos, a facilidade de acesso a informações importantes e a possibilidade de compartilhamento de documentos.
No entanto, a digitalização de documentos físicos também pode apresentar alguns desafios e exigir cuidados especiais para garantir a segurança e a integridade das informações.
Algumas dicas importantes para lidar com a digitalização de documentos físicos incluem:
Escolher equipamentos adequados
Para garantir a qualidade da digitalização e evitar erros ou perda de informações, é importante escolher equipamentos de alta qualidade, como scanners profissionais.
Definir um processo claro
É fundamental estabelecer um processo claro e padronizado para a digitalização de documentos, de forma a garantir que todas as informações sejam capturadas e organizadas de maneira adequada.
Armazenar em locais seguros
Uma vez digitalizados, os documentos devem ser armazenados em locais seguros e protegidos, como servidores e sistemas de armazenamento em nuvem, de forma a garantir a privacidade e a integridade das informações.
Garantir a conformidade com normas e regulamentos
Empresas e organizações devem estar atentas às normas e regulamentos que regem a digitalização e o armazenamento de documentos, de forma a garantir o cumprimento das leis e a proteção das informações.
Realizar backups regularmente
Para evitar perda de informações, é importante realizar backups dos documentos digitais regularmente, de preferência em locais diferentes do armazenamento principal.
Com essas dicas, é possível lidar com a digitalização de documentos físicos de maneira segura e eficiente, garantindo a facilidade de acesso às informações e a proteção dos dados importantes da empresa ou organização.
Impacto da gestão de documentos na sustentabilidade empresarial
A implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma das principais estratégias para uma gestão muito mais sustentável.
Com o uso de tecnologias, é possível digitalizar documentos, armazená-los em nuvem e acessá-los de forma mais rápida e eficiente, sem a necessidade de impressão.
Além disso, um sistema de GED permite a criação de fluxos de trabalho mais eficientes, com a automatização de processos e a eliminação de atividades manuais que geram desperdícios e aumentam o consumo de recursos.
A gestão de documentos também pode contribuir para a transparência e a responsabilidade social da empresa. Com a organização e o controle de documentos importantes, é possível garantir o cumprimento de normas.
Perguntas Frequentes Sobre a Gestão de Documentos (Guia Completo)
É comum que haja dúvidas em relação a gestão de documentos. Pensando nisso, trouxemos algumas das mais frequentes entre os consumidores e as responderemos a seguir:
Qual a finalidade da Gestão de Documentos?
A gestão de documentos tem a finalidade de simplificar o uso de papéis do dia a dia, tornando a busca de dados mais organizada, segura e eficaz.
Quais são os Sistemas de Gestão de Documentos?
Entre as principais ferramentas da gestão de documentos, estão os arquivos físicos, microfilmagem, GED (Gestão eletrônica de documentos), Storages (Sistemas de armazenamento) e o armazenamento na nuvem.
Como Fazer Gestão de Documentos?
Para fazer a gestão de documentos, é necessário estabelecer um padrão organizacional, considerar a temporalidade dos dados, criar uma política de uso, definir regras de acesso, fazer backups regularmente e filtrá-los.
Além disso, é essencial nomear cada arquivo corretamente, manter a atenção e investir em uma tecnologia de destaque.
Conclusão
Esperamos que este material sobre a gestão de documentos tenha lhe ajudado a entender a importância desse conjunto de sistemas para a sua organização.
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